Adatkezelési tájékoztató

1. Az adatkezelő

Adatvédelemmel kapcsolatos kérdéseidet, kéréseidet a hello@okoskonyvelom.hu címre küldheted. Adatvédelmi tisztviselő kijelölésére nem vagyunk kötelesek, mert nem folytatunk olyan tevékenységet, amely a GDPR 37. cikke alapján ezt előírná.

2. Adatkezelői és adatfeldolgozói szerepünk

A könyvelési szolgáltatás sajátossága, hogy két, egymástól elkülönülő szerepben kezelünk személyes adatot:

• Adatkezelőként a saját ügyfélkapcsolatunkhoz tartozó adatokat kezeljük: a weboldal és az alkalmazás használatát, a regisztrációt, a veled mint megbízóval való kapcsolattartást és a felénk fennálló számlázást. Ezekre vonatkozik ez a tájékoztató.
• Adatfeldolgozóként járunk el, amikor a veled kötött könyvelési megbízás teljesítése során a te megbízásodból és utasításaid szerint kezeljük azoknak a személyes adatait, akikkel a vállalkozásod kapcsolatban áll (például a vevőid, szállítóid, magánszemély partnereid vagy a munkavállalóid adatai). Ezek tekintetében te vagy az adatkezelő, mi a te nevedben és utasításodra végezzük a könyvelést. Az erre vonatkozó részletes feltételeket a megbízási szerződés és az adatfeldolgozói megállapodás rögzíti.

Ez a megkülönböztetés azért fontos, mert a munkavállalói vagy partneri adatok (például adóazonosító jel, TAJ-szám, bérezés) esetében az adatkezelő a vállalkozásod, nem pedig a Szolgáltató.

3. Az adatkezelés alapelvei

Személyes adatot a GDPR 5. cikkében rögzített elvek szerint kezelünk: jogszerűen, tisztességesen és átláthatóan; kizárólag meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból; a célhoz szükséges mértékben (adattakarékosság); pontosan és naprakészen; a szükséges ideig; valamint megfelelő biztonság mellett. Automatizált döntéshozatalt és profilalkotást nem végzünk.

4. Milyen adatokat kezelünk és miért

4.1. A weboldal látogatása

Az okoskonyvelom.hu weboldal nem használ analitikai, marketing- vagy nyomkövető sütiket, és nem ágyaz be harmadik felek nyomkövető szkriptjeit. A weboldal megtekintéséhez nem kell személyes adatot megadnod.

4.2. Kapcsolatfelvétel

Ha a hello@okoskonyvelom.hu címen írsz nekünk, a megadott nevet, e-mail-címet és az üzenet tartalmát kezeljük. Cél: a megkeresésed megválaszolása. Jogalap: a hozzájárulásod, illetve a megkeresés megválaszolásához fűződő jogos érdek (GDPR 6. cikk (1) a) és f) pont). Megőrzés: a megkeresés lezárását követően legfeljebb 1 évig, vagy amíg abból jogvita nem keletkezik.

4.3. Regisztráció és felhasználói fiók

Az alkalmazásba történő regisztrációkor a nevet, e-mail-címet és a titkosítva tárolt jelszót kezeljük; választható a Google-fiókkal történő bejelentkezés is. A bejelentkezéskor technikai adatokat (munkamenet-azonosító, IP-cím, böngésző-azonosító) rögzítünk a biztonságos működés érdekében. Cél: a fiók létrehozása és a biztonságos hozzáférés. Jogalap: a szerződés teljesítése (GDPR 6. cikk (1) b) pont) és a rendszerbiztonsághoz fűződő jogos érdek (f) pont). Megőrzés: a fiók fennállásáig, illetve a szerződés megszűnését követő jogszabályi megőrzési ideig.

4.4. A szolgáltatás nyújtása és számlázás

A könyvelési megbízás teljesítéséhez és a felénk fennálló díjfizetés számlázásához kezeljük a vállalkozásod és a kapcsolattartó azonosító adatait: cégnév vagy egyéni vállalkozói név, adószám, székhely/lakcím, telefonszám, e-mail-cím, bankszámlaszám. Cél: a megbízási szerződés teljesítése és a jogszabályi számlázási kötelezettség. Jogalap: a szerződés teljesítése (GDPR 6. cikk (1) b) pont) és jogi kötelezettség teljesítése (c) pont; a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény). Megőrzés: a számviteli bizonylatokat a Számv. tv. 169. §-a alapján 8 évig őrizzük.

4.5. A könyvelési szolgáltatás során kezelt adatok

A könyvelés során az alkalmazásban a vállalkozásod bizonylatai és az azokban szereplő személyes adatok (partnerek, magánszemély vevők, munkavállalók adatai) is feldolgozásra kerülnek. Ezek tekintetében — a 2. pontban írtak szerint — adatfeldolgozóként járunk el, az adatkezelő a vállalkozásod. Ezeket az adatokat kizárólag a te utasításod szerint, a könyvelési és jogszabályi kötelezettségek teljesítése céljából kezeljük.

5. Adatfeldolgozók és címzettek

A szolgáltatás nyújtásához az alábbi közreműködőket vesszük igénybe, illetve az alábbi címzettek felé továbbítunk adatot. A közreműködők az adatokat kizárólag a megjelölt célból, a mi utasításaink szerint kezelik.

Hatóság vagy bíróság megkeresése esetén a jogszabályban előírt körben adatot szolgáltatunk. Az alkalmazásba épített mesterséges intelligencián alapuló asszisztens éles ügyféladatokon jelenleg nem üzemel; ha a jövőben aktiváljuk, erről előzetesen tájékoztatunk, és e tájékoztatót frissítjük.

6. Adattovábbítás harmadik országba

Az adatokat elsődlegesen az Európai Unión belül (Németországban működő szerverkörnyezetben) tároljuk és kezeljük. Ha a Google-fiókkal történő bejelentkezést választod, a Google által kezelt adatok az Egyesült Államokba is továbbításra kerülhetnek; a Google az EU–USA adatvédelmi keret (Data Privacy Framework) alapján biztosít megfelelő garanciákat. Ezen az eseten kívül harmadik országba nem továbbítunk személyes adatot.

7. Adatbiztonsági intézkedések

A személyes adatok védelme érdekében megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket alkalmazunk:

• titkosított (HTTPS/TLS) kommunikáció a weboldal és az alkalmazás felé;
• a jelszavakat kizárólag titkosított (hash) formában tároljuk;
• ügyfelenként elkülönített adathozzáférés az adatbázisban (sorszintű izoláció), így az egyik ügyfél adatai a másik számára nem hozzáférhetők;
• a NAV-kapcsolathoz szükséges hitelesítő adatokat erős titkosítással (AES-256-GCM) tároljuk, azok soha nem jelennek meg olvasható formában;
• a lényeges műveletekről módosíthatatlan naplót vezetünk;
• szerepköralapú jogosultságkezelés, rendszeres biztonsági mentés.

8. Az adatok megőrzési ideje

• Számviteli bizonylatok (számlák, könyvelési iratok): a Számv. tv. 169. §-a szerint 8 év;
• Adózással összefüggő adatok: az adó megállapításához való jog elévüléséig (általában 5 év);
• Fiók- és szerződéses adatok: a szerződés fennállásáig, majd az esetleges igények elévüléséig;
• Kapcsolatfelvételi adatok: a megkeresés lezárását követő 1 évig;
• Munkaügyi és társadalombiztosítási adatok (adatfeldolgozóként): a vonatkozó jogszabályban előírt ideig.

A megőrzési idő leteltével a személyes adatokat töröljük vagy visszafordíthatatlanul anonimizáljuk.

9. Az érintett jogai

A GDPR alapján az alábbi jogok illetnek meg. Kérelmedet a hello@okoskonyvelom.hu címen jelezheted; a kérelemre legkésőbb egy hónapon belül válaszolunk.

• Hozzáférés (15. cikk): tájékoztatást kérhetsz arról, hogy milyen adataidat kezeljük.
• Helyesbítés (16. cikk): kérheted a pontatlan adatok javítását, a hiányosak kiegészítését.
• Törlés (17. cikk): kérheted az adataid törlését, ha nincs jogszabályi megőrzési kötelezettségünk.
• Korlátozás (18. cikk): kérheted az adatkezelés korlátozását.
• Tiltakozás (21. cikk): tiltakozhatsz a jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen.
• Adathordozhatóság (20. cikk): kérheted az általad megadott adatok géppel olvasható formában való kiadását.
• Hozzájárulás visszavonása: a hozzájáruláson alapuló adatkezelést bármikor, a jövőre nézve visszavonhatod.

10. Jogorvoslati lehetőségek

Ha úgy érzed, hogy az adatkezelésünk sérti a jogaidat, először fordulj hozzánk a hello@okoskonyvelom.hu címen — igyekszünk gyorsan orvosolni a problémát. Panasszal a felügyeleti hatósághoz is fordulhatsz:

Jogaid megsértése esetén bírósághoz is fordulhatsz; a per — választásod szerint — a lakóhelyed vagy tartózkodási helyed szerinti törvényszék előtt is megindítható.

11. A tájékoztató módosítása

Fenntartjuk a jogot, hogy ezt a tájékoztatót — különösen jogszabályváltozás vagy a szolgáltatás bővülése esetén — módosítsuk. A mindenkori hatályos változatot ezen az oldalon tesszük közzé. Jelen tájékoztató 2026. július 10. napján lép hatályba (verzió: 1.0).